Informativa sul trattamento dei dati personali ex Regolamento UE 2016/679

Gentile Associato / Fornitore

Premessa / Introduzione

Adriatic Golf Club Cervia A. S. D., P. Iva 00996360392, C.F.92007600395, con sede in 48016 – Cervia (RA), Via Jelenia Gora n. 6 (di seguito, per semplicità “Golf Club” o “il Titolare”), si impegna al meglio delle proprie possibilità per la tutela dei Dati Personali. Come noto, dal 25 maggio 2018 è divenuto operativo il nuovo Regolamento Europeo in materia di Privacy (GDPR 2016/679), e Golf Club ha svolto le necessarie attività di adeguamento. Di seguito viene quindi riportata la nostra informativa rilasciata ai sensi del GDPR e del D. Lgs. 101/2018, in cui vengono descritte le modalità con le quali raccogliamo e trattiamo i Dati Personali. Ci preme altresì comunicare che la politica sulla Privacy di Golf Club potrebbe essere oggetto di modifiche a seguito dell’emanazione di nuove normative e/o dell’introduzione di nuovi servizi. Invitiamo quindi a controllare periodicamente eventuali modifiche/aggiornamenti della nostra informativa sul nostro sito http://www.golfcervia.com/it/.

Cosa si intende per Dato Personale

Per “Dato Personale” si intende ogni informazione idonea ad identificare, o rendere identificabile senza sostenere un significativo sforzo, una persona fisica. Sono esempi di Dati Personali nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, l’indirizzo di residenza e dati bancari.

Cosa si intende per trattamento

Per “trattamento” si intendono tutte quelle operazioni aventi ad oggetto Dati Personali, dalla loro acquisizione alla loro distruzione, tra le quali appunto: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione e distruzione dei Dati.

Chi sono i titolari, responsabili e incaricati del trattamento dei Dati Personali

Il Titolare del trattamento dei Dati Personali è Adriatic Golf Club Cervia A. S. D., P. Iva 00996360392, C.F. 92007600395, con sede in 48016 – Cervia (RA), Via Jelenia Gora n. 6, contattabile a mezzo mail all’indirizzo info@golfcervia.com, oppure telefonando allo +39 0544 992786. Golf Club NON è obbligata alla nomina di un DPO (Data Protection Officer) ai sensi degli artt. 37 e ss. del GDPR. L’elenco aggiornato di eventuali responsabili interni e/o esterni e degli incaricati del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.

Quali Dati Personali vengono trattati

Golf Club svolge due tipi di attività di trattamento Dati: da un lato, in veste di Titolare del trattamento, tratta i Dati Personali dei propri associati, dei fornitori e degli utenti del sito web, laddove tutti questi siano persone fisiche; dall’altro, tratta Dati Personali per conto della Federazione Italiana Golf, della quale fa parte, in qualità di responsabile esterno del trattamento. I Dati trattati in qualità di Titolare del trattamento sono i seguenti:
a) STIPULA O ESECUZIONE DI CONTRATTI
Golf Club raccoglie Dati Personali in occasione dell’espletamento di attività pre-contrattuali, di stipula ed esecuzione dei contratti aventi ad oggetto i prodotti e i servizi necessari per lo svolgimento dell’attività sociale (v. svolgimento di attività golfistiche nel campo della struttura, organizzazione di tornei e/o corsi di golf, noleggio di attrezzatura sportiva agli associati). Nello svolgimento della propria attività sociale, Golf Club tratta anche Dati di minori che fruiscono dei servizi a loro dedicati (v. corsi annuali riservati ai minori di 18). In tal caso, si specifica che verrà fatto sottoscrivere ai genitori o ai tutori dei soggetti minori interessati apposito modulo di conferimento del consenso al trattamento dei Dati Personali.
b) DATI RELATIVI ALLA SALUTE
Golf Club tratta Dati Particolari relativi alla salute degli associati che svolgono attività agonistica (v. certificati medici, attività di carattere sanitario svolte da Enti o Società in favore di Golf Club). Ai sensi dell’art. 4, n. 15), GDPR, sono Dati relativi alla salute quei Dati Personali attinenti alla salute fisica o mentale di una persona fisica, compresa la prestazione di servizi di assistenza sanitaria, che rivelano informazioni relative al suo stato di salute.
c) a) DATI DEI FORNITORI
Il Titolare tratta Dati Personali dei fornitori (persone fisiche) e dei dipendenti dei propri fornitori persone giuridiche, quali per esempio mail aziendali contenenti nome e cognome del dipendente (es. claudio.rossi@societàsrl.it).
d) DATI DEI DIPENDENTI
Golf Club tratta Dati Personali comuni e particolari dei propri dipendenti, quali per esempio nome, cognome, indirizzo e-mail e certificati medici. A tal proposito si specifica che a ciascun dipendente viene sottoposta e fatta sottoscrivere autonoma informativa privacy debitamente conservata in originale dal Titolare.
e) a) DATI DI NAVIGAZIONE E SITO WEB
In occasione della navigazione degli utenti nel sito web, Golf Club raccoglie Dati Personali laddove i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito acquisiscono Dati, fra i quali gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti ed altri parametri relativi al sistema operativo del dispositivo utilizzato per connettersi al sito. Il Titolare del trattamento raccoglie i Dati Personali che vengono inseriti nel sito web durante la fase di registrazione e/o accesso all’area riservata. In caso di invio facoltativo, esplicito e volontario di comunicazioni agli indirizzi del Titolare, sarà acquisito successivamente l’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché gli eventuali altri Dati Personali inseriti nella comunicazione. Qualora, invece, venissero spontaneamente inviati curricula agli indirizzi del Titolare, i Dati Personali ivi contenuti saranno acquisiti e trattati per valutare i profili dei candidati.
f) a) ATTIVITÀ DI PROMOZIONE
Laddove sia stato fornito espresso consenso da parte degli interessati o questi abbiano acquistato in passato servizi (v. iscrizione ad una gara) e/o prodotti (v. attrezzature golfistiche) forniti da Golf Club attraverso l’uso di una mail (cd. Soft spamming), il Titolare può trattare i Dati Personali degli interessati per svolgere attività promozionale.
Infine, la società utilizza immagini e/o video che vengono pubblicati sul suddetto sito web, previo rilascio di specifico consenso da parte dell’interessato.

Come vengono trattati i Dati Personali

Il trattamento dei Dati Personali da parte di Golf Club è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione nella conservazione, integrità e riservatezza, principi tutti sanciti dall’art. 5 GDPR. I Dati Personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che telematico ed informatico. In ogni caso viene garantita la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei Dati nel rispetto delle misure organizzative fisiche e logiche, previste dalle disposizioni vigenti, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, accesso NON consentito, modifica e divulgazione NON autorizzata nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6 e 32 del GDPR. Golf Club NON svolge attività di profilazione ed in nessun caso i Dati raccolti saranno diffusi, senza previo consenso dell’interessato. Al momento della pubblicazione delle graduatorie conseguenti alle gare, Golf Club provvederà a richiedere preventivo consenso degli interessati mediante sottoscrizione di apposito modulo.

Perché trattiamo i Dati Personali

I Dati Personali vengono raccolti e trattati, senza necessità di richiedere uno specifico consenso, per le seguenti finalità:
a) Per l’espletamento delle necessarie attività precontrattuali (es. invio di preventivi, accordi precontrattuali,) (base giuridica esecuzione di misure pre-contrattuali);
b) Per procedere al tesseramento degli atleti (base giuridica obbligo contrattuale);
c) Per l’organizzazione e lo svolgimento di gare sportive (base giuridica obbligo contrattuale);
d) Per l’organizzazione e lo svolgimento di corsi sportivi (base giuridica obbligo contrattuale);
e) Per adempiere a obblighi contrattuali e fiscali (base giuridica obbligo contrattuale / adempimenti fiscali);
f) Per la tutela del nostro patrimonio e/o la difesa dei nostri diritti sulla base di un nostro legittimo interesse (base giuridica diritto di difesa in giudizio / legittimo interesse);
g) a) Per adempiere a obblighi di legge, regolamenti sportivi e richieste delle autorità, nonché per rispettare le normative per prevenzione delle frodi, dell’attività di riciclaggio, etc. (base giuridica obbligo di legge);
h) Per inviare materiale informativo (bollettini, Cd-rom ecc.) (base giuridica del legittimo interesse / consenso);
i) Per inviare comunicazioni elettroniche (e-mail) relative ai nostri servizi e/o prodotti (marketing diretto), laddove l’utente abbia già acquistato in passato detti servizi (v. iscrizione ad una gara) e/o prodotti (v. attrezzature golfistiche) attraverso l’uso di una mail (cd. Soft spamming), oppure laddove questo abbia fornito specifico consenso. Sarà in ogni caso possibile opporsi alla ricezione di dette offerte scrivendoci una mail, oppure attraverso la procedura OPTOUT sempre disponibile nelle suddette comunicazioni (base giuridica legittimo interesse / consenso). Specifiche informative di sintesi, se necessario, all’occorrenza verranno riportate o visualizzate nelle pagine del sito predisposte per particolari ulteriori servizi a richiesta;
j) Per la valutazione del profilo dei candidati e della selezione degli stessi, nel caso dell’invio spontaneo di curricula (base giuridica esecuzione di misure pre-contrattuali);
k) a) Per riscontrare le richieste formulate dagli utenti del sito web (base giuridica esecuzione di misure pre-contrattuali).
Nel determinare i casi nei quali si ritiene sussistere un legittimo interesse di Golf Club, operiamo un bilanciamento tra gli eventuali opposti interessi, ovvero:
- Quello di Golf Club a svolgere una tipica attività riconducibile al proprio core business, e
- Quello di privacy di un interessato.
Golf Club si riterrà titolare di un legittimo interesse unicamente laddove i diritti dell’interessato NON dovessero risultare in contrasto e prevalenti rispetto al proprio interesse. A tal fine, particolare attenzione verrà posta alle ragionevoli aspettative di un interessato in base alla sua relazione con il Titolare. Laddove sia stato prestato consenso per uno specifico trattamento di Dati Personali, questo potrà essere liberamente revocato in qualsiasi momento da parte dell’interessato.

Obbligo di fornire i Dati Personali

Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti a), b), c), d), e), h), i), j), k) della clausola 7 che precede NON è obbligatorio. Tuttavia, In loro assenza, NON potremo garantirti l’esecuzione dei contratti e dei servizi richiesti. Il conferimento è invece obbligatorio per le finalità di cui alle lettere f), g) della clausola 7 che precede.

A chi comunichiamo i Dati Personali

Senza la necessità di un espresso consenso, Golf Club potrà comunicare i Dati Personali per le finalità sopra indicate agli Organismi di vigilanza (quale l’IVASS), Autorità giudiziarie, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette. Il Titolare comunica altresì i Dati Personali dei propri associati alla Federazione Italiana Golf affinché possa compiutamente perfezionarsi la pratica di iscrizione a Golf Club. Detti soggetti tratteranno i Dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento. I Dati Personali NON saranno diffusi, senza specifico consenso dell’interessato.

Chi accede ai Dati Personali

I Dati Personali potranno essere resi accessibili per le finalità sopra indicate:

  • A dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
  • A società terze o altri soggetti (a titolo indicativo istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto di Golf Club, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.

Dove conserviamo e trasferiamo i Dati Personali

I Dati Personali saranno trattati e conservati presso la sede di Adriatic Golf Club Cervia A. S. D., P. Iva 00996360392, C.F. 92007600395, con sede in 48016 – Cervia (RA), Via Jelenia Gora n. 6, oppure nelle sedi dei soggetti esterni coinvolti nel trattamento ai sensi dei paragrafi che precedono. I Dati Personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che Golf Club, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, Golf Club assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea o in conformità al Privacy Shield, per quei Paesi che NON hanno ricevuto una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea.

Per quanto conserviamo i Dati Personali

I Dati Personali saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, e comunque fino a che NON siano state perseguite le finalità del trattamento. Ad ogni modo, i tempi di conservazione variano a seconda della tipologia di trattamento, come riportato nella tabella che segue:

Trattamento Tempo di conservazione
Dati di navigazione Fino alla durata della sessione di navigazione
Invio preventivi 5 anni
Vendita di prodotti, fornitura di servizi, acquisti di prodotti e servizi Per la durata del rapporto contrattuale
Vendita di prodotti, fornitura di servizi, acquisti di prodotti e servizi una volta cessato il rapporto 11 anni successivi alla conclusione del rapporto
Tutela del patrimonio – difesa dei diritti 11 anni successivi alla conclusione del rapporto
Invio di informazioni ad autorità pubbliche 11 anni successivi alla conclusione del rapporto
Riscontro delle mail 5 anni
Valutazioni di candidati I dati contenuti nei curricula inviati spontaneamente saranno cancellati dopo 6 (sei) mesi dalla loro ricezione.
Invio di comunicazioni elettroniche a società potenzialmente interessate ai servizi o prodotti Fintantoché il titolare NON revochi il consenso o chieda la cancellazione, e comunque per NON oltre 6 anni

Decorso il periodo di conservazione, i Dati Personali saranno cancellati.

Quali sono i diritti dell’interessato

L’interessato ha diritto di:
a) Sapere se il Titolare detiene e/o tratta i Dati,ottenere l'indicazione relativa a: origine, categoria, finalità e modalità del trattamento, destinatari ai quali essi possono essere comunicati, logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici, periodo di loro conservazione; nonché accedervi integralmente anche ottenendone copia (art. 15 Diritto all’accesso);
b) Ottenere la rettifica dei Dati Personali inesatti che lo riguardano e l’integrazione di quelli incompleti (art. 16 Diritto di rettifica);
c) Ottenere la cancellazione dei Dati Personali in possesso del Titolare se sussiste uno dei motivi previsti dal Nuovo Regolamento (art. 17 Diritto alla Cancellazione);
d) Chiedere al Titolare di limitare il trattamento solo ad alcuni Dati Personali, se sussiste uno dei motivi previsti dal Nuovo Regolamento (art. 18 Diritto alla limitazione del trattamento);
e) Sapere quali siano i destinatari cui sono state comunicate le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento (art. 19 Obbligo di notifica);
f) Richiedere e ricevere tutti i propri Dati Personali, in formato strutturato, di uso comune e leggibili da dispositivo automatico oppure richiedere la trasmissione ad altro titolare senza impedimenti (art. 20 Diritto alla Portabilità);
Opporsi in tutto o in parte al trattamento dei dati per finalità di marketing (invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, ricerche di mercato e comunicazione commerciale) e per finalità di profilazione connessa a tale marketing (art. 21 Diritto di opposizione).
L’interessato ha infine il diritto di presentare reclamo / istanza direttamente all’Autorità Garante dei Dati Personali, con sede in Piazza Venezia n. 11 – 00187 ROMA, tel. (+39) 06.696771 e Fax: (+39) 06.69677.3785. L’esercizio dei diritti descritti nel presente paragrafo è totalmente gratuito, salvi i casi in cui in determinate circostanze viene riconosciuto al titolare il diritto di applicare costi.

Come può l’interessato esercitare i suoi diritti

L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i propri diritti inviando:

  • • Una raccomandata a.r. indirizzata a: Adriatic Golf Club Cervia A. S. D., 48016 – Cervia (RA), Via Jelenia Gora n. 6; oppure
  • • Una e-mail all’indirizzo: info@golfcervia.com.

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